Damit sich jedes Meeting lohnt

Jedes Meeting ist ein voller Erfolg!

Hybride Meetings bei Scandic

Lassen Sie sich nicht davon abhalten, ein großartiges Meeting abzuhalten. Mit der richtigen Technologie haben Sie das Gefühl, zusammen zu sein. Und egal für welche Lösung Sie sich entscheiden, alle Standard-Meeting-Komponenten sind enthalten, wie eine inspirierende Hotelatmosphäre, Whiteboard oder Flipchart, Stifte, Post-its, Kaffee, Tee, Scandic-Wasser, Obst und mehr!

Entdecken Sie unsere Hybrid-Lösungen:

Small — Bessere Meetings, auch digital

Buchen Sie ein Meeting mit Standardausrüstung, zusammen mit einem Bildschirm, der mit digitalen Teilnehmern geteilt wird, die die Kamera ihres eigenen Computers oder anderer Geräte verwenden.

• Zugang zu High-Speed-WLAN
• Bildschirm & Projektor
• Lautsprecher

Medium — Ein Meeting, mehrere Standorte

Ein Meeting mit aufgerüsteter Technik, um eine bessere Erfahrung für diejenigen zu bieten, die digital teilnehmen. Die Kamera und das Mikrofon erkennen Personen und Stimmen in verschiedenen Bereichen des Raums.

• Zugang zu High-Speed-WLAN
• Bildschirme
• Hochwertige Kamera mit ultraweitem Objektiv und Zoom, der Mobilität im Raum ermöglicht, ferngesteuert.
• Intelligentes Soundmanagement, das unnötige Geräusche unterdrückt und den Ton auf die sprechende Person fokussiert.

Large — Auch digital zusammen sein

Ein Meeting mit maßgeschneiderter technischer Ausstattung wie professioneller Videotechnik, virtuellen Räumen, Streaming-Services, mehreren Kameras, etc. Dieser Level wird zusammen mit unserem Technologiepartner bereitgestellt.

• Gewidmeter kabelgebundener priorisierter Zugang

Essen ist ein zentraler Bestandteil eines gelungenen Meetings. Es spendet Energie, schafft natürliche Pausen und gibt den Teilnehmenden Zeit, sich abseits der Tagesordnung auszutauschen.

Unser Tagungsverpflegungskonzept ist darauf abgestimmt, den Rhythmus des Tages optimal zu unterstützen – mit abwechslungsreichen Erfrischungen, saisonalen Zutaten sowie passenden Optionen für unterschiedliche Vorlieben und Ernährungsbedürfnisse. Je nach Hotel und Art Ihres Meetings wird das Essen direkt im Tagungsraum, als Buffet, im Restaurant oder als gemeinsames Sharing-Erlebnis serviert.

Wie buche ich ein Meeting bei Scandic?

Suchen Sie nach Ihrem Wunschort oder einer bestimmten Event-Location, um alle verfügbaren Optionen zu sehen. Wenn Sie ein größeres Event planen oder spezielle Anforderungen haben, senden Sie uns einfach eine Anfrage oder kontaktieren Sie Ihr bevorzugtes Hotel direkt – wir helfen Ihnen gerne weiter.

Was ist in einer Tagungspauschale enthalten?

Unsere Tages-Tagungspauschalen beinhalten in der Regel einen Tagungsraum, WLAN, Standard-Präsentationstechnik, Erfrischungen und ein Mittagessen. Der genaue Inhalt kann je nach Hotel und Paket variieren.

Kann ich einen Tagungsraum auch ohne Tagungspauschale buchen?

Ja, Tagungsräume können je nach Verfügbarkeit auch einzeln gebucht werden. Erfrischungen und Catering lassen sich flexibel hinzufügen. Wir empfehlen, Speisen und Getränke im Voraus zu bestellen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Kann ich Übernachtungen direkt mit der Tagungsbuchung kombinieren?

Ja! Viele unserer Hotels bieten die Möglichkeit, Meetings direkt mit Übernachtung, Abendessen und Frühstück zu kombinieren. Geben Sie bei Ihrer Anfrage einfach an, wie viele Zimmer Sie benötigen.

Warum ist der gebuchte Tagungsraum nicht garantiert?

Die Raumvergabe richtet sich nach der Teilnehmendenzahl und den Anforderungen der Veranstaltung. Sollten sich diese ändern, behalten wir uns vor, Ihre Gruppe in einen Raum zu verlegen, der besser zu Ihren Bedürfnissen passt.

Kann Scandic auf Allergien und spezielle Ernährungsbedürfnisse eingehen?

Ja! Wir bieten eine Vielzahl an Optionen für unterschiedliche Ernährungsformen und Allergien. Bitte teilen Sie uns Ihre Wünsche im Voraus mit, damit wir die verfügbaren Möglichkeiten mit dem Hotel abstimmen können.

Kann ich meine Buchung ändern oder stornieren?

Die Stornierungs- und Änderungskonditionen hängen von Ihrer Buchungsvereinbarung ab. Für Buchungen über die Scandic-Website gelten unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen für Meetings. Bei Buchungen über unser Group & Meeting-Team gelten die in Ihrem Vertrag festgelegten Bedingungen.

Welche Kosten entstehen, wenn ich mein Event auf ein anderes Datum oder ein anderes Hotel verschiebe?

Für die ursprüngliche Buchung gelten die entsprechenden Stornierungs- und Reduzierungsbedingungen. Die Kosten für eine Neubuchung hängen von Faktoren wie Standort, Datum, Verfügbarkeit und der aktuellen Nachfrage ab.

Warum arbeite ich mit dem Group & Meetings-Team zusammen und nicht direkt mit dem Hotel?

Unser Group & Meetings-Team ist auf die Planung und Koordinierung von Tagungen, Konferenzen und größeren Events spezialisiert. So kann sich das Team vor Ort im Hotel voll und ganz darauf konzentrieren, Ihnen während Ihres Aufenthalts ein perfektes Erlebnis zu bieten.

Ich habe ein Event lange im Voraus gebucht und wurde über eine Preisanpassung informiert. Warum?

In einigen Fällen kann Scandic Preisanpassungen aufgrund von Änderungen der Mehrwertsteuer, behördlich auferlegten Steuern, lokalen Gebühren, höherer Gewalt oder erheblichen Kostensteigerungen bei Waren, Dienstleistungen, Transporten oder Verfügbarkeiten vornehmen.

Ist es möglich, nach dem Event eine Rechnung zu erhalten, anstatt im Voraus zu zahlen?

Das hängt von Ihrer Vereinbarung mit Scandic sowie eventuell genehmigten Kreditrahmen ab. Bitte kontaktieren Sie hierzu Ihre Ansprechperson für die Buchung.

Kann ich vor meiner Veranstaltung Pakete oder Lieferungen an das Hotel senden?

Ja, in den meisten Fällen können Sie Lieferungen vor Ihrem Event an das Hotel schicken lassen. Wir empfehlen, die Zustellung 1–2 Tage vor Anreise zu planen und Ihre Ansprechperson vorab zu informieren.

Kann ich den Tagungsraum schon am Vortag vorbereiten? Wann erhalte ich Zugang zum Raum?

Wenn Sie vor Beginn Ihrer Veranstaltung Zugang zum Raum benötigen, lässt sich dies meist einrichten. In manchen Fällen muss der Raum dafür für den Vorabend oder den Vortag gebucht werden. Besprechen Sie Ihre Anforderungen am besten direkt mit Ihrer Ansprechperson.

Ein Gast reist früher an als der Rest der Gruppe. Wie sollte das gebucht werden?

Bitte wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson für die Buchung oder Ihre Event-Koordination. Wir helfen Ihnen gerne dabei, die zusätzliche Übernachtung zu organisieren und zu klären, ob ein Zimmerwechsel erforderlich ist.

Bis wann muss ich die endgültige Teilnehmendenzahl bestätigen?

Die Frist zur Bestätigung der genauen Teilnehmendenzahl ist in Ihrer Buchungsvereinbarung und den Stornierungsbedingungen festgelegt. Ihre Ansprechperson führt Sie auch gerne durch den zeitlichen Ablauf.

Gibt es Parkplätze bei Tagungsbuchungen und kann ich einen Parkplatz reservieren?

Die Parkmöglichkeiten sind je nach Hotel unterschiedlich. Viele unserer Hotels bieten eigene Parkplätze an oder verfügen über Parkmöglichkeiten in der Nähe. Da die Verfügbarkeit variiert, ist eine Reservierung im Voraus nicht immer möglich. Detaillierte Informationen zu Parkmöglichkeiten, Preisen und Regelungen vor Ort finden Sie auf der jeweiligen Hotel-Webseite.

Welche Bedingungen gelten für ein Abrufkontingent (Call-in Allotment)?

Für Abrufkontingente gelten spezifische Bedingungen, darunter Buchungsfristen, Mindestabnahmequoten (Guaranteed Pick-up) und Zahlungsbedingungen. Ihre Ansprechperson bei Scandic stellt Ihnen alle relevanten Details für Ihr Event zur Verfügung.

Warum gibt es eine Garantieregelung (Guaranteed Pick-up) bei Abrufkontingenten?

Eine garantierte Abnahme hilft uns, das vereinbarte Zimmerkontingent freizuhalten und unsere Kapazitäten optimal zu planen. Je nach Saison, Verfügbarkeit und Nachfrage können manchmal Ausnahmen vereinbart werden.

Was können wir tun, wenn eine große Gruppe vor der Check-in-Zeit anreist und nicht genug Platz für das Gepäck da ist?

Für größere Gruppen können wir nach Möglichkeit einen separaten Raum zur Gepäckaufbewahrung organisieren. Dies hängt von der Verfügbarkeit ab und sollte vorab mit Ihrer Ansprechperson besprochen werden.

Welche Branding-Möglichkeiten gibt es für Meetings und Events?

Viele unserer Hotels bieten Branding-Optionen wie Roll-ups, digitale Displays, Beschilderungen und weitere Branding-Möglichkeiten. Je nach Location sind auch individuelle Lösungen denkbar. Besprechen Sie Ihre Ideen einfach mit Ihrer Event-Koordination – wir prüfen gerne die Optionen mit Ihnen.

Gibt es im Tagungsraum Ausstattung für Online-Meetings?

Einige unserer Hotels bieten Equipment für Online- und hybride Meetings an. Bitte beachten Sie, dass die verfügbare Technik und die technischen Spezifikationen je nach Hotel variieren können. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Anforderungen mit Ihrer Ansprechperson zu besprechen, um die beste Lösung zu finden.

Bietet das Hotel technischen Support an?

Das Hotel-Team steht Ihnen am Veranstaltungstag zur Seite, um beim Setup zu helfen und technische Fragen zu beantworten. Bei Bedarf kann auch ein dedizierter technischer Support arrangiert werden. Besprechen Sie Ihre Anforderungen am besten vorab mit Ihrer Ansprechperson.